Ho cercato di telefonarvi ma avete un orario molto ridotto di attenzione al pubblico. Posso inviarvi un whatsapp?
Quello che offriamo ai nostri clienti nel suo insieme, è un servizio specializzato indirizzato ad un’unica etnia, quella italiana. In cambio, offriamo una vastissima gamma di servizi diversificati, dalle consulenze ai controlli anagrafici, dalle gestioni contabili e fiscali con il relativo pagamento delle imposte alle assistenza notarili fino all’accesso ai vari Uffici Pubblici per presentare documenti. Pertanto, ognuno dei quattro lavoratori dello studio è stato formato e incaricato di occuparsi in particolare di alcuni dei servizi descritti. Nonostante questa suddivisione, la natura stessa dei servizi eseguiti ci obbliga a una continua condivisione dei dati, dei documenti e delle informazioni.
Siamo consapevoli che i tempi cambiano e con questi i mezzi di comunicazione. Sembra ieri, ma già nessuno invia lettere, mentre i fax sono letteralmente spariti, Anche le telefonate sono diventate obsolete e sempre più chiediamo il permesso prima di chiamare un amico. Sembra, quindi, che il Whatsapp sia diventato il sistema migliore in assoluto. È vero in parte: è perfetto per mantenere il contatto con familiari ed amici però ha i suoi limiti con le imprese, soprattutto se si prefiggono come obiettivo principale la efficienza dei processi di lavoro e la precisione.
Le spiego quali sono le nostre esigenze:
- Ogni impiegato dell’ufficio, lavorando al suo computer, ha bisogno di trasferire i documenti ricevuti in una banca data unificata. Allo stesso modo, deve potere accedere alla stessa banca dati per inviare o visionare qualsiasi documento prodotto o ricevuto così come lo storico delle comunicazioni con qualsiasi cliente
- Le ricerche nella banca dati unificata deve essere fatta con veloci motori di ricerca ed efficaci filtri.
- Abbiamo bisogno di ricevere documenti che siano fiscalmente validi, cioè in formato PDF
- Il costoso contratto che abbiamo con il nostro server ci assicura la protezione dei dati e la sicurezza informatica, responsabilizzandosi in caso di perdite di informazioni. Per evitarlo, effettua un backup ogni due ore.
Il whatsapp ha una banca dati per ogni cellulare e le ricerche non sono cosi efficaci (ci si muove con il dito…); offre grande facilità di trasferimento delle foto ma difficoltà nel trasmettere atri tipi di documenti; anche quello per le imprese, è un servizio “gratuito” che non offre nè tutela dei dati personali, nè garanzie che non si perderanno mai.
Dopo avere analizato i pro e i contro dei vari strumenti, abbiamo scelto di operare solo con la posta elettronica. Copre tutte le esigenze sopra esposte e ha la stessa facilità di uso di altri strumenti. Addirittura, l’icona di accesso si trova sullo schermo del suo cellulare esattamente come quella del Whatsapp. Allo stesso modo, sempre per assicurare un adeguato livello di qualitá, preferiamo che non ci contatti per telefono e che non ci chieda di essere chiamato. Non solo le telefonate non coprono nessuna delle esigenze sopra elencate, ma, per di più, costituiscono un’interruzione a un lavoro in corso, obbligano a rispondere senza avere potuto prima documentarci e, magari, in presenza di altri clienti, cosa che infrange il rispetto alla privacy. Chi è nostro cliente da tempo, sa quanto siamo veloci a rispondere agli e-mail e non si preoccupi: nei casi eccezionali in cui ci rendiamo conto che la corrispondenza per e-mail non è sufficiente, saremo noi a chiamarla
